TEMA: ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA 
SESIÓN 5 
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Ejercicio: Elaboración de un presupuesto de Flujo de efectivo 
INTRODUCCIÓN  

La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encamindadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivo a su vencimiento y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio. 

En pocas palabras, un negocio es negocio sólo cuando genera una cantidad relativamente suficiente de dinero.  

Este trabajo tiene como objetivo presentar algunas ideas y prácticas que actualmente están manejando algunas empresa para lograr una administración efectiva de su efectivo. 

NO SE PUEDE ADMINISTRAR LO QUE NO SE CONOCE  

El primer requisito para poder administrar el efectivo, es conocer tanto la forma en que éste se genera, como la manera en que se aplica o el destino que se le da. Esta información la proporciona el estado de flujo de efectivo. Este estado informa, por una parte, cuáles han sido las principales fuentes de dinero de la empresa ( en donde ha conseguido el dinero) durante un período determinado de tiempo y por otra parte, que ha hecho con él ( en qué lo ha aplicado) 

El dinero generado básicamente por cobros a clientes derivados de la venta de inventarios o de la prestación de servicios, menos los pagos a proveedores y las erogaciones para cubrir los costos necesarios para poder vender, comprar y producir los artículos vendidos durante el período cubierto por la información, es el efectivo neto generado por la operación. 

La capacidad para generar efectivo por medio de la operación, permite determinar, entre otras cosas, el crecimiento potencial de la empresa y su salud financiera. 

Además de esta fuente, como ya sabemos, existen otras: 

    - Pasivos 

    - Aportaciones de los socios (aumentos de capital) 

    - Venta de inversiones. 

En adición a la operación, el efectivo se puede aplicar a: 
    - Pagar deudas 

    - Repartir dividendos 

    - Reembolsar capital a los accionistas 

    - Invertir 

La inversión en activos (clientes, inventario, activo fijo) es dinero "almacenado". De aquí pues que en finanzas existe el aforismo que dice: "Antes de que vayas a solicitar un préstamo al banco busca el dinero que tienes amarrado en cartera, en inventarios o en otros activos". 

¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE ADMINISTRAR EL FLUJO DE EFECTIVO?  

Como ya quedó anotado, la mayoría de las actividades de la empresa van encaminadas a afectar, directa e indirectamente, el flujo de la empresa. Consecuentemente, su administración es tarea en la cual están involucradas todas las personas que trabajan en la empresa. Lo que cada individuo haga (o deje de hacer) va a afectar de una manera u otra el efectivo de la empresa. 

Por ejemplo: 

    - El fijar el precio de venta para los inventarios afectará el flujo de efectivo, ya que el precio influye sobre el tiempo en que se venda y consecuentemente, sobre el monto de efectivo que se generará. 

    - Al definir y decidir a quién se le venderá a crédito y en qué términos y bajo qué condiciones, determina el tiempo en que el dinero derivado de las ventas a crédito durará "almacenado" en cartera y su monto. 

    - El dar motivo para que el cliente esté insatisfecho, obtenga una queja en contra de nuestra empresa, provocará que sus pagos se demoren hasta que su insatisfacción haya sido eliminada. 

    - La negociación con los proveedores definirá tanto los montos de los pagos como la frecuencia o rapidez de los mismos. 

    - El riesgo que se esté dispuesto a correr ante la posible eventualidad de no contar con la materia prima requerida por producción, o los artículos necesarios para cubrir los pedidos de los clientes, así como el tiempo que toma la conversión de la materia prima eun un artículo terminado, define el nivel de inventarios y los inventarios son dinero almacenado en materia prima y en artículos terminados 

LO CUATRO PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE FECTIVO 

Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la paráctica conducen a una administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positovos ( entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tál manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo provecho. 

Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erocaciones de dinero. 

PRIMER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo"  

Ejemplo: 

    - Incrementar el volumen de ventas, 

    - Incrementar el precio de ventas 

    - Mejorar la mezcla de ventas ( impulsando las de mayor margen de contribución) 

    - Eliminar descuentos. 

SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo"  

Ejemplo: 

    - Incrementar las ventas al contado 

    - Pedir anticipioso a clientes 

    - Reducir plazos de crédito. 

TERCER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se denen disminuir las salidas de dinero"  

Ejemplo: 

- Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores) 

- Reduri desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa. 

- Hacer bien las cosas desde la primera vez ( Disminuir los costos de no Tener Calidad) 

CUATRO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero"  

Ejemplo: 

    - Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles. 

    - Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar 

Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo principio con el primero. 

En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo e la aplicación de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo del efectivo. 

FUNCIONAMIENTO EN LA PRACTICA DE LA ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL EFECTIVO.  

Algunas empresas han obtenido logros muy importantes en su administración del efectivo, aplicando los cuatro principios mencionados, siguiendo un procedimiento más o menos parecidos al que se describe a continuación. 

1.-) Bautice el proyecto con un nombre lo suficientemente descriptivo y sugestivo. Por ejemplo:  

    • - "Programa de Administración Efectiva del Efectivo" (PADEE) 
     
    • - "Plan para el Manejo Eficiente del Efectivo (PEMEDE) 
2.-) Divulgue en toda la empresa la existencia de este plan o programa, enseñando el objetivo general que se persigue con el mismo. 

3.-) Celebre reuniones con grupos relativamente pequeños (no más de 15 personas) para facilitar su funcionamiento y alentar la participación de cada uno de los asistentes. El grupo debe de estar integrado por personas que representan cada una de las distintas áreas que constituyen la empresa: Compras, producción, ventas, crédito y cobranza, recursos humanos, contabilidad, tesorería, etc. 

El objetivo de esta reunión, cuya duración puede fluctuar desde 8 horas hasta 16 horas, es detectar áreas de oportunidad de mejorar la forma en que la empresa está administrando actualmente su flujo de efectivo. 
Para lograr este objetivo, es necesario primero explicar a los participantes en la reunión como se genera y aplica el efectivo en una empresa. En seguida se debe lograr que detecten que el flujo de efectivo es responsabilidad de todos, así como otros aspectos relevantes a la administración de efectivo. 
En seguida de esta etapa de inducción, es recomendable que cada participante, en forma individual y estructurada, reflexione cómo cada una de las principales actividades que efectúa en su trabajo afectan y se ven afectadas por el flujo de efectivo de la empresa. 

Esta reflexión tiene el propósito de que cada individuo "aterrice" a su propia realidad, su participación directa o indirecta, en el flujo de dinero de la empresa. 

Una vez logrado esto, se divide a los participantes en pequeños grupos (tres o cuatro personas en cada uno de ellos), para que en equipo identifiquen síntomas, definan problemas y ofrezcan soluciones a situaciones reales a su trabajo. Después de que cada subgrupo hizo su tarea, se reúne todo el grupo y se comparten y discuten los problemas afectados. 

Tanto la reflexión individual como la búsqueda y discusión en grupos, deben estar referidos a la aplicación de los cuatro principios de la administración de efectivo. Esto implica que se responsa cada no de los participantes, ¿Qué puedo hacer (o dejar de hacer) para: 

    - Incrementar las entradas de efectivo? 

    - Acelerar las entradas de efectivo? 

    - Disminuir las salidas de efectivo? 

    - Demorar las salidas de efectivo? 

Cómo producto final de la reunión, se genera un listado con los problemas detectados, así como las posibles soluciones propuestas. 
4.-)  Integre un comité responsable de : 
    - Seleccionar en base a su importancia (monto, urgencia, etc) los problemas detectados en la reunión. 

    - Nombrar a los responsables de llevar a la práctica la propuesta. 

    - Establecer calendarios para las acciones que se van a tomar (u omitir). 

    - Dar seguimiento a cada uno de los proyectos 

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Ejercicio: Elaboración de un presupuesto de Flujo de efectivo 
Segundo ejercicio del presupuesto de efectivo